Zunächst einmal ist es wichtig den Notar als eine neutrale und mit Hoheitsrechten ausgestattete Vertrauensperson zu verstehen. Der Notar ist Träger eines öffentlichen Amtes und dient als verschwiegener und unparteiischer Berater der Urkundsbeteiligten mit seinem Fachwissen.
Es ist die Aufgabe des Notars den objektiven Wünschen und Willen der Beteiligten nachzukommen und ihnen, ohne dabei Partei zu ergreifen, zu ihrem Ziel zu verhelfen. So hat der Gesetzgeber für verschiedene Bereiche den Einsatz eines Notars zwingend vorgeschrieben, damit die aus einem Vertrag oder sonstigem Rechtsverhältnis entstehenden Pflichten fair und gleichmäßig aufgestellt sind.
Als Vertreter eines öffentlichen Amtes ist der Notar nicht berechtigt, einzelne Rechtsgeschäfte, für die eine notarielle Tätigkeit vom Gesetzgeber vorgesehen ist, zu verweigern (Urkundsgewährungspflicht). Durch den Notar ist sicherzustellen, dass jedermann Zugang zu notariellen Dienstleistungen erhalten und sich diese auch leisten kann.
Vor einem Urkundsgeschäft findet in der Regel eine Vorbesprechung statt, damit der Notar die Gelegenheit erhält, den Willen der Beteiligten zu erforschen und das Rechtsgeschäft in Ihrem Sinne durchzuführen.
Der Umfang der Beratungsleistung variiert dabei im Zusammenhang mit den jeweils betroffenen Rechtsgebieten. So kann etwa bei einem gewöhnlichen Grundstückskauf eine kurze Beratung und Austausch von Informationen über den Kaufgegenstand ausreichend sein. Bei Angelegenheiten des Erb- und Familienrechts ist nach unserer Erfahrung jedoch häufig eine intensive Vorbesprechung erforderlich, damit den Beteiligten die Möglichkeiten ihres Handelns aufgezeigt werden können.
Der Notar dient also in der ersten Phase als unabhängiger und kompetenter Berater!
Sobald dem Notar sämtliche erforderlichen Informationen vorliegen, beginnt er mit der Erstellung eines Urkundsentwurfes.
Selbstverständlich greift der Notar hierbei auch auf die von ihm erstellte und laufend fortentwickelte Mustersammlung zurück. Er muss jedoch bei jedem Urkundsgeschäft die Geeignetheit seines Musters prüfen und den hieraus erstellten Entwurf den Wünschen der Beteiligten anpassen.
Nicht selten gibt es, nachdem die Beteiligten vorab einen Entwurf erhalten haben, noch Fragen und Klärungsbedarf. Auch hier ist der Notar in der Pflicht, die Fragen der Beteiligten, soweit sie in die notarielle Tätigkeit fallen, zu beantworten und zu beraten. Dies kann notfalls sogar noch im Beurkun-dungstermin erfolgen.
Zu diesem Zweck ist unser Beurkundungsraum entsprechend mit Computer und Display ausgerüstet, sodass spontan auftretender Anpassungsbetrag quasi „live“ in Anwesenheit aller Beteiligten in den Entwurf eingearbeitet werden kann.
Ist der Wille der Beteiligten erforscht und der Entwurf unterschriftsreif abgestimmt, erfolgt die Beurkundung des Rechtsgeschäftes. Jetzt kommt die berühmte „Vorlesestunde“, bei der der Notar die Urkunde verliest.
Im Zuge der Verlesung achtet der Notar darauf, dass dem Beteiligten der Inhalt klar und verständlich vermittelt wird. Hat der Notar das Gefühl, dass einzelne Passagen der Vertragsurkunde noch nicht verstanden wurden, wird er diese während der Beurkundung nochmals den Beteiligten ausdrücklich erläutern und sicherstellen, dass Inhalt und Tragweite des Rechtsgeschäfts verstanden worden sind.
Auch ist es selbstverständlich das Recht der Beteiligten noch während des Verlesens nachzufragen und sich den betroffenen Text noch einmal erläutern zu lassen. Hier gilt der Grundsatz: den Notar zu unterbrechen ist NICHT unhöflich und sogar erwünscht! Nur so können wir sicherstellen, dass die Beteiligten alles verstehen und nachvollziehen können.
Das Vorlesen ist also nicht zu unterschätzen! Während man als Beteiligter beim Durchlesen der Vertragswerke daheim gern schnell mal etwas überliest, so zeigt doch die Erfahrung, dass bei der Verlesung durch den Notar immer wieder Fragen auftreten und den Beteiligten trotz Kenntnis des Entwurfes einzelne Passagen oder Regelungen doch noch nicht so deutlich geworden sind.
Am Ende unterzeichnen alle Beteiligten die Urkunde. Der Notar schließt mit seiner Unterschrift den reinen Beurkundungsprozess ab.
Ist die Verlesung und Unterzeichnung der Urkunde abgeschlossen, geht die Arbeit im Notariat weiter. Nun beginnt die Vollzugstätigkeit, die je nach Urkundsgeschäft unterschiedliche Ausmaße annehmen kann.
Bei einem Immobilienkauf müssen in der Regel viele Prozesse gestartet und Informationen eingeholt werden, zum Beispiel die Vorkaufsrechtsverzichtserklärungen der Städte und Gemeinden, die Beantragung einer Auflassungsvormerkung, die Einholung von Löschungsbewilligungen für zu löschende Rechte und Belastungen usw. Darüber hinaus überwacht der Notar den Eintritt der Kaufpreisfälligkeit und informiert die Beteiligten bei Vorliegen der Voraussetzung über die Fälligkeit der Zahlung. Schlussendlich veranlasst der Notar, nachdem alle kaufvertraglichen Voraussetzungen erfüllt sind, die Umschreibung des Eigentums im Grundbuch.
Etwas einfacher gestaltet es sich beispielsweise bei Testamenten und Erbverträgen. Hier werden die Urkunden für die amtliche Hinterlegung vorbereitet und beim zentralen Testamentsregister registriert.
Für alle Urkunden des Notars gilt: die Urkunde ist nach Abschluss des Beurkundungsverfahrens in die Urkundensammlung des Notars aufzunehmen.
Seit dem 1.7.2022 gibt es neben der rein physischen Urkundssammlung das elektronische Urkundsverzeichnis. Seither werden sämtliche Urschriften der Urkunden unter Einhaltung eines bestimmten Verarbeitungsprozesses digitalisiert und zusätzlich in eine elektronische Urkundensammlung hochgeladen.
Somit gibt es also zusätzlich eine elektronische Urschrift. Dies hat für den Beteiligten und dem Notar vor allem den Vorteil, dass bei Erstellung späterer Abschriften oder Ausfertigungen die Urschrift nicht aus dem Archiv des Notars herausgesucht werden muss. Ausfertigungen und Abschriften können schnell und einfach aus der digitalen Urkunde erstellt werden.
Darüber hinaus erhöht das elektronische Urkundenverzeichnis die Sicherheit für den Bestand der Urkunde im Rechtsverkehr. Es besteht jetzt nicht mehr das Risi-ko, dass eine Urkundensammlung aufgrund höherer Gewalt, etwa durch Feuer, vernichtet wird.
Die Urkundensammlung des Notars ist durch das elektronische Urkundenverzeichnis jederzeit reproduzierbar und eine Urkunde kann damit nicht mehr Abhandenkommen.
Der Notar ist also mehr als nur ein Vorleser!
Kanzlei Dr. Koops
Dr. Matthias Koops
Rechtsanwalt und Notar
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