Information zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Mandate)
Hiermit werden Sie gemäß Art. 12 ff. der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Mandatierung oder sonstiger Vertragsbeziehungen mit der Kanzlei Dr. Matthias Kops, Bahnhofstraße 2 in 65510 Idstein – nachstehend kurz „Kanzlei“ genannt – informiert.
1. Was bedeutet Datenschutz?
Gegenstand des Datenschutzes ist der Schutz personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten sind Informationen über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person (z.B. Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, IP-Adresse). Informationen, bei denen die Kanzlei keinen oder nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand einen Bezug zu Ihrer Person herstellen kann, etwa nach Anonymisierung, sind keine personenbezogenen Daten.
Die Kanzlei darf Ihre personenbezogenen Daten nur verarbeiten, wenn dies durch eine Rechtsvorschrift oder im Einzelfall durch Ihre Einwilligung gestattet ist. Näheres zur Rechtsgrundlage erfahren Sie unten.
2. Wer verarbeitet Ihre Daten?
Datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist Dr. Matthias Koops, Bahnhofstraße 2 in 65510 Idstein.
Die Kanzlei hat einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Frau Christine Koops
c/o Kanzlei Dr. Koops
Bahnhofstraße 2 in 65510 Idstein
Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@kanzlei-koops.de.
3. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet die Kanzlei? Wozu und auf welcher Rechtsgrundlage tut sie dies und sind Sie zur Bereitstellung der Daten verpflichtet?
3.1 Mandatierung als Rechtsanwalt
Mandatieren Sie die Kanzlei als Rechtsanwalt, so verarbeitet sie diese Daten, um Sie zu identifizieren, zu beraten und zu vertreten, mit ihnen zu korrespondieren und um abzurechnen. Im Einzelnen erfolgt die Verarbeitung
Das berechtigte Interesse besteht darin, dass zur Bearbeitung von Mandaten teils auch die Verarbeitung personenbezogener Daten von Nicht-Auftraggebern, etwa Ehepartnern bei einer Ehescheidung, erforderlich sein kann, und dass die Daten zur Durchführung eines späteren Gerichtsverfahrens erforderlich sein können. Gegenstand der Verarbeitung können insbesondere folgende personenbezogene Daten sein:
Eine Rechtspflicht zur Bereitstellung der genannten Daten besteht in der Regel nicht. Sollen Daten nicht angegeben werden, kann das Mandat jedoch möglicherweise nicht vollständig bearbeitet werden.
3.2 Mandatierung als Notar
Mandatieren Sie die Kanzlei als Notar, etwa im Rahmen eines Immobilienkaufs, einer GmbH-Gründung oder einer Beglaubigung von Unterschriften, so werden die Daten in Ausführung eines öffentlichen Amts zum Zweck der vorsorgenden Rechtspflege verarbeitet. Die Kanzlei verarbeitet diese Daten
Das berechtigte Interesse kann etwa darin bestehen, dass die Daten zur Durchführung eines späteren Beurkundungsverfahrens erforderlich sein können. Es kann sich auch um besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten handeln, soweit diese beispielsweise der Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit oder beurkundungsrelevanter Behinderungen aufgrund von Art. 9 Abs. 2 Buchst. g DS-GVO in Verbindung mit den genannten Vorschriften des BeurkG dienen.
Je nach Angelegenheit kann es sich insbesondere um folgende Datenarten handeln:
Es besteht eine Rechtspflicht zur Bereitstellung der genannten Daten, die sich in der Regel aus den genannten Rechtsvorschriften ergibt. Sollen Daten nicht angegeben werden, kann das Mandat möglicherweise nicht vollständig bearbeitet werden.
4. Woher hat die Kanzlei Ihre Daten erhalten?
Ihre Daten stammen von Ihnen oder von Ihren Beauftragten, beispielsweise Maklern, Finanzierungsbanken, Steuerberatern oder Rechtsanwälten.
Darüber hinaus verarbeitet die Kanzlei Daten aus öffentlichen Registern, insbesondere dem Grundbuch, dem Vereins-, Handels-, Transparenz-, Zentralen Testaments- und Vorsorgeregister. Auch verarbeitet die Kanzlei insbesondere Daten von anderen Beteiligten, Behörden (etwa Staatsanwaltschaften) und Gerichten, insbesondere Nachlass-, Betreuungs- und Familiengerichten.
5. An wen gibt die Kanzlei Ihre Daten weiter?
5.1 Weitergabe innerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums
Die Kanzlei unterliegt gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten. Diese gilt auch für die Mitarbeiter und anderweitig Beauftragte.
Zur Durchführung der Geschäfte kann es erforderlich sein, Ihre Daten an Dritte weiterzugeben, ersichtlich aus dem Abschnitt „Woher hat die Kanzlei Ihre Daten erhalten?“. Zur Erfüllung von Mitteilungs- und Vollzugspflichten kann eine Weitergabe z. B. an Amtsgerichte und Finanzbehörden erfolgen. Eine Weitergabe kann außerdem an Dienstleister erfolgen, insbesondere an Kreditinstitute, Postversand- und Telekommunikationsanbieter, Steuerberater, Datenvernichter, IT-Wartungsdienste, gegebenenfalls auch an Dolmetscher und einen Notarvertreter. Ferner kann im Rahmen der elektronischen Kommunikation eine verschlüsselte Weitergabe von Nachrichten an die Notarkammer erfolgen.
Im Rahmen der Dienst- und Berufsaufsicht kann im Einzelfall die Übermittlung an Aufsichtsbehörden erforderlich sein, die ihrerseits zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, insbesondere an den Präsidenten des Landgerichts. Im Fall von Geldwäsche-Verdachtsfällen kann eine Weitergabe an die Generalzolldirektion, Bonn, erforderlich werden.
5.2 Weitergabe an Dritte in Drittstaaten
Personenbezogene Daten werden, soweit dies zu den genannten Zwecken erforderlich ist, in der Regel nur innerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums sowie in Drittstaaten, für die die Europäische Kommission einen Beschluss über ein angemessenen Schutzniveau für personenbezogene Daten gefasst hat, übermittelt.
In Einzelfällen kann eine Weitergabe in Drittstaaten stattfinden, wenn Sie dies beantragt oder eingewilligt haben oder wenn eine Weitergabe vorgeschrieben ist. Ein solcher Fall liegt insbesondere vor, wenn ein Beteiligter in einem Drittstaat ansässig ist.
6. Wie lange speichert die Kanzlei Ihre Daten?
6.1 Mandatierung als Rechtsanwalt
Die Kanzlei speichert Mandatsdaten bis zum Abschluss des Mandats. Danach erfolgt eine Speicherung im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften. So sind
Im Kollisionsfall gilt die längere Speicherfrist.
6.2 Mandatierung als Notar
Hier gelten folgende Aufbewahrungsfristen:
Die Angaben im Abschnitt „Mandatierung als Rechtsanwalt“ gelten entsprechend. Im Kollisionsfall gilt die längere Speicherfrist.
7. Welche Rechte haben Sie?
7.1 Sie können nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
7.2 Ferner können Sie nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO Berichtigung Ihrer Daten verlangen, beispielsweise bei unrichtig gespeicherten Daten.
7.3 Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO das Recht auf Löschung, beispielsweise, wenn die Kanzlei Daten länger als zulässig speichert.
7.4 Ihnen steht nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO ein Recht auf eingeschränkte Verarbeitung zu, beispielsweise wenn die Richtigkeit Ihrer gespeicherten Daten strittig ist.
7.5 Sie haben nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO das Recht, Ihre Daten in maschinenlesbarer Form zu erhalten oder übermitteln zu lassen.
7.6 Sie können nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei besonderer persönlicher Situation sowie zum Zweck der Direktwerbung widersprechen. Die Kanzlei verarbeitet personenbezogene Daten dann nicht mehr, es sei denn, sie ist zur Verarbeitung verpflichtet oder kann schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verarbeitung von Rechtsansprüchen.
7.7 Etwaige Einwilligungen können Sie nach Maßgabe des Art. 7 DS-GVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
7.8 Zur Angabe der vorbezeichneten personenbezogenen Daten sind Sie zur Erreichung der genannten Zwecke verpflichtet. Anderenfalls können die jeweiligen gesetzlichen und vertraglichen Pflichten nicht vollständig erfüllt werden.
7.9 Sie haben das Recht, sich an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden. Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.
Bei Rückfragen steht Ihnen die Kanzlei selbstverständlich zur Verfügung.